Muito se fala sobre a necessidade de as empresas prepararem-se para atender às exigências do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) - Contábil e Fiscal -, cuja finalidade é constituir um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), bem como de registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte.

Alguns contribuintes têm demonstrado preocupação excessiva sobre como serão utilizados estes dados pelo fisco. Porém, o que eles não se atentaram é que a Receita Federal do Brasil (RFB), que atualmente abrange também a arrecadação previdenciária, já possui mecanismos de fiscalização eletrônica há alguns anos, por meio dos arquivos magnéticos da Instrução Normativa (IN) 86 - instituído em 2001 - e do Manual Normativo de Arquivos Digitais (Manad), atualmente na IN 12/06 - instituído desde 2003.

Ocorre que, desde o início deste ano, a Receita Federal iniciou um pesado processo de fiscalização trabalhando em duas frentes. A primeira frente realiza visitas às empresas e solicita os arquivos magnéticos - IN 86, Manad, GFIP e Folha de Pagamento - referentes ao período de 2004 - tendo como objetivo auditar todos os recolhimentos previdenciários e os possíveis erros de tributação.

A segunda frente solicita às empresas, em um curto espaço de tempo, os arquivos magnéticos - a IN 86 e o Manad - dos exercícios de 2007 e 2008 - com o objetivo de cruzar as informações entre a contabilidade, a Folha de Pagamento e os recolhimentos previdenciários.

Como resultado deste processo, pode-se constatar que algumas empresas não estavam preparadas para estas fiscalizações e em muitos casos foram geradas Notificações e Autuações, algumas delas com valores milionários.

Muitos contribuintes se perguntaram o que poderia ter causado este volume de autuações. A resposta é simples: a maioria das empresas desconhecia o assunto e não estava preparada para gerar estes arquivos.

A combinação entre a entrega desses arquivos sem a devida análise da consistência dos dados, o tempo insuficiente para gerá-los e o pessoal despreparado para o atendimento e para suprir as solicitações do fisco geraram grandes dores de cabeça aos contribuintes.

Com os arquivos magnéticos em mãos, os auditores fiscais puderam cruzar as informações com facilidade e exigir dos contribuintes as explicações das inconsistências - os principais questionamentos foram derivados de verbas salariais não tributadas ou verbas pagas em desacordo com a legislação.

A partir deste momento o contribuinte teve duas opções, sendo a primeira concordar com os critérios adotados pelo auditor fiscal e realizar os pagamentos nos prazos estabelecidos e/ou pedir o parcelamento; no caso de o contribuinte não concordar com o auditor, questionar o fisco por meio de processo administrativo ou judicial.

Diante deste cenário, é de vital importância que o contribuinte tenha em mente que ele deverá investir não apenas em sistemas e equipamentos, mas também na qualificação técnica e em treinamento de sua equipe interna, na comunicação com qualidade entre os departamentos administrativos para que as informações geradas sejam consistentes.

E, por fim, realizar verificações periódicas tanto para o atendimento dos aspectos técnicos dos arquivos magnéticos quanto à consistência dos dados extraídos dos sistemas.

Mantendo estas práticas, o contribuinte poderá evitar problemas com as futuras fiscalizações.